La crisis como impulsor del cambio del sistema productivo

Durante la década de los 90, la World Wide Web llegó a nuestras vidas, lo que supuso un absoluto cambio en nuestra manera de trabajar y relacionarnos, tanto a nivel personal como profesional. Un nuevo mundo de oportunidades se abría ante nuestros ojos, cuyo límite estaba en lo que el genio humano fuera capaz de imaginar. Desde ese momento nuestra vida cambió completamente, estando a nuestro alcance cosas que poco tiempo antes era terreno exclusivo de la ciencia ficción.

La aparición de las redes sociales y, simultáneamente, las nuevas aplicaciones y herramientas de comunicación llevaron todo este avance en nuestras relaciones y comunicaciones con los demás un paso más allá, acercándonos a quienes están muy lejos y permitiéndonos estar permanentemente conectados con el resto del mundo, y no solo eso, sino también permitiéndonos gestionar toda esta cantidad de información de manera fácil e intuitiva, lo que antes era terreno reservado a personas de perfil técnico de muy alto nivel. A todo ello nos hemos acostumbrado y parece que hemos estado toda nuestra vida con las posibilidades tecnológicas que tenemos en la actualidad, cuando la realidad es que todo es absolutamente reciente, si bien lo tenemos tan interiorizado que no nos imaginamos nuestro día a día sin todo ello.

Pero llegamos a Enero de 2020, y aparece una amenaza que, al no ser esperada, pilla al mundo absolutamente desprevenido y nos hace incapaces de haber anticipado las consecuencias y haber tomado medidas preventivas ya que, aunque el problema comenzó en Asia y todos teníamos noticias sobre ello, la ignorancia por no haber enfrentado nada similar en tiempos recientes, sumada a la pesadísima maquinaria burocrática que supone la aplicación de cualquier decisión o medida, llevan al resultado que estamos sufriendo; un absoluto bloqueo de la economía global, con caídas en las principales bolsas del mundo y con una absoluta sensación de perdición, falta de recursos, carencia de soluciones, etc.

Esta crisis, que afortunadamente va a tener una duración temporal corta, ha sacado a la luz varias circunstancias que nos tienen que hacer pensar y tomar decisiones. Por una parte, tener gran cantidad de información no nos ha prevenido de lo que iba a suceder, por lo cual queda claro que no se está manejando apropiadamente la enorme cantidad de datos que tenemos a nuestro alcance. Por otra parte, y mucho más relevante aun, tenemos un importantísimo problema estructural de rigidez a todos los niveles, tanto en empresas de pequeño tamaño y profesionales independientes o freelancers, como a nivel institucional.

El sistema 100% presencial está obsoleto.

Tenemos que aceptar que no es operativo el sistema absolutamente presencial al que estamos acostumbrados, no solo por tu coste económico y temporal (absolutamente evitable), sino porque la rigidez, antes circunstancias como las actuales que exigen una flexibilidad y adaptación extrema, nos llevan al bloqueo del sistema con las inevitables consecuencias que de ello se derivan.

Tenemos las herramientas tecnológicas a nuestro alcance para que futuras crisis, que sin ninguna duda tendremos que enfrentar, tengan menor repercusión en nuestra sociedad. No es imprescindible que los trabajadores dedicados a labores que requieren una línea telefónica y un ordenador tengan que hacerlo dentro de las instalaciones de la compañía. El trabajo presencial no solo tiene un mayor coste intrínseco para la empresa, que además son generalmente costes fijos, con lo cual, ante una caída extraordinaria de la producción, serán difícilmente reducibles y su reajuste precisará de cierta cantidad de tiempo. Y si esto ocurre en niveles pequeños, imaginemos los enormes costes logísticos y temporales que tiene el organizar una cumbre de dirigentes políticos para un solo día de reunión. Con todo esto no quiero decir que la presencialidad no sea importante, en absoluto; sin embargo, circunstancias como la pandemia del COVID-19 nos descubren que es fundamental el poder ser flexibles y que de manera remota se puede ser muy eficiente y mantener el sistema en funcionamiento en un elevado porcentaje. No debemos olvidar que, aunque esta emergencia sanitaria vaya a tener una duración verdaderamente breve, las consecuencias económicas y estructurales si que tendrán una permanencia temporal mayor.

Y todo ello no sólo es valioso en un periodo de crisis como el actual, sino que puede ayudar a implementar soluciones laborales tales como la conciliación familiar para la atención de los hijos o de personas mayores, retribución no monetaria de nuestra fuerza laboral, adaptación horaria a las necesidades de nuestros clientes y todo tipo de soluciones que seamos capaces de imaginar si somos capaces de quitarle rigidez a nuestro sistema.

Tenemos que cambiar nuestra mentalidad.

Considerando que lo anterior es válido, el verdadero freno está en nosotros mismos y las propias barreras que ponemos al cambio. Cada día vemos con mayor claridad que la tendencia futura va hacia una pérdida del concepto de propiedad en favor de lo que se denominan economías colaborativas que, en esencia, tratan de optimizar los recursos a nuestro alcance y de que sean aprovechados en los momentos en los que están ociosos. Convivimos con absoluta naturalidad con aplicaciones que nos permiten viajar de manera compartida, utilizar un vehículo los minutos y kilómetros que verdaderamente necesitamos o tener una segunda vivienda exclusivamente para el periodo vacacional que la vamos a utilizar, evitando todos los costes inherentes que la propiedad privada de estos bienes implican, y que se reducen ya que la operatividad de los mismos se incrementa exponencialmente, por lo cual, el coste por uso se reduce de una manera dramática. Sin embargo, todo esto es mucho más difícil de llevar a la práctica cuando se refiere a nuestras compañías y sus equipos humanos.

La clave está en la confianza y en establecer objetivos.

Una de las principales barreras a la hora de implantar esta nueva manera de gestionar algunos de nuestros procesos productivos es la desconfianza que sentimos cuando tenemos que ceder parte de lo que nosotros sentimos como “control”. Pensar que nuestros equipos no van a rendir como nosotros esperamos o que nuestras bases de datos no se encuentran en el servidor que tenemos en nuestra propia sede es causa de estrés y de no efectuar ningún cambio. No obstante, debemos ser realistas y reconocer que quienes han estado en vanguardia ante los grandes momentos de cambio que se han producido durante toda la historia han sido aquellos que en su momento se atrevieron a pensar de manera diferente y salieron de la mal llamada “zona de confort” para aprovechar una situación disruptiva. Conforme va pasando el tiempo los cambios son cada vez más rápidos y no estar adaptado no es una opción. Hay que estar adaptado a las tendencias y hacerlo lo antes posible, porque el tiempo tiene cada vez una mayor repercusión en el coste de oportunidad. La solución es confiar en nuestros equipos propios y consensuar unos objetivos y remuneraciones que recojan claramente el compromiso mutuo. De manera simultánea implantar a nivel estructural las herramientas y procedimientos tecnológicos que nos permitan el seguimiento y cumplimiento de los diferentes KPIs que establezcamos.

Si somos capaces de salir de la “zona de confort” tenemos a nuestro alcance una enorme oferta de soluciones tecnológicas que nos van a permitir estar perfectamente digitalizados y poder tener las herramientas de gestión para optimizar el manejo de nuestras bases de datos y monitorizar el cumplimiento de los objetivos, evolución de nuestras previsiones, desviaciones y todo lo que consideremos necesario.

Bienvenidos a “la nube”.

La nube es ese maravilloso espacio virtual que nos permite dar un giro de 180º a la gestión de nuestra compañía, nos permitirá escalar nuestro crecimiento y ser absolutamente flexibles ante cualquier acontecimiento que suceda, sea esperado o no y contribuirá de manera definitiva a sostener los costes en gestión tecnológica, que cada vez tiene un mayor impacto en la cuenta de pérdidas y ganancias. Todo ello con un incremento de nuestra seguridad frente a ataques digitales externos.

Es difícil enumerar los beneficios asociados a dar este absolutamente necesario paso en nuestras empresas, pero podemos considerar los siguientes como fundamentales: